Kun kuville annetaan yksilöiviä tunnuksia, numeroita tai numeroiden ja merkkien yhdistelmiä, tunnuksilla viitataan yleensä jonkinlaiseen luetteloon. Luettelossa kuvan tunnistamista autetaan tavallisesti sanallisella kuvailulla ja digitaalisissa luetteloissa lisäksi katselukuvalla. Erilaiset kopiot, myös originaalista valmistetut kuvatiedostot, kannattaa koodata niin, että niiden lähteen eli originaalinkuvan tunnuksen voi päätellä jäljennöksen tunnuksesta. Jäljennöksen tunnistamiseksi originaalin yksilöivän tunnuksen perään voidaan lisätä jokin merkki, jonka perusteella kuvan tunnistaa kopioksi. Jos erilaisia kopioita on paljon, myös ne voidaan numeroida merkin jälkeen.

Suurien kuvakokoelmien hallinnassa suositaan nk. hierarkkisia tunnuksia eli merkkijonoja, jotka muodostetaan arkistojärjestyksen tai tuotantojärjestyksen mukaisesti edeten nimeämisessä suuremmasta kokonaisuudesta kohti yksityikohtia. Esimerkiksi tunnuksen lopusta katsoen yksittäiselle negatiiviruudulle tunnus otetaan filmissä näkyvästä kuvanumerosta, filmiliuskalle ja koko filmille annetaan omat tunnuksensa ja kuvaustapahtuma, josta filmit ovat peräisin saa oman tunnuksensa. Seuraavat merkit voivat viitata arkiston säilytysyksikköön, jossa on kuvia tietyltä ajalta. Säilytysyksiköistä muodostetaan usein sarjallisia kokonaisuuksia; esimerkiksi samalle tilaajalle kuvatut kuvat voidaan koota omaksi kronologiseksi sarjakseen. Jos hallittavassa kokoelmassa on monia osakokoelmia, on myös kokoelman tasolle annettava yksilöivä tunnus. Museoissa se on tavallisesti nk. diaarinumero, josta usein ilmenee kokoelmiintulovuosi ja monesko kokoelmahankinta se kyseisenä vuonna on ollut.

Kysymyksesi koskettaa kokoelmanhallinnan perusteita ja asiaa on tässä yhteydessä ja kokoelmaasi tarkemmin tuntematta hieman hankalaa käsitellä laajemmin. Tunnusten rakentaminen kannattaa sovittaa kuvaajan tai kokoelman alkuperäiseen luonteeseen. Olen kirjoittanut laajemmin kokoelmanhallinnan periaatteista kirjassa Kuvansa kullakin, valokuva-arkiston hallinnan kysymyksiä (Suomen valokuvataiteen museon julkaisuja 41, 2011).